Ontwerptekst, wordt nog nagelezen.Geen juridisch advies. Gemarkeerde punten zijn nog niet bevestigd.
Privacyverklaring
Versie 1 (ontwerp van 15/10/2026)
Kotify wordt uitgebaat door Sustacon BVZetel: Eindhoutseweg 29, 2440 GeelOndernemingsnummer: BE 0680.982.659 · RPR [TE BEVESTIGEN: ondernemingsrechtbank]Btw: BE 0680.982.659E-mail: maurits@sustacon.be · Telefoon: 0467 09 73 24Kotify is geen gereglementeerd beroep en heeft geen vergunning nodig [JURIST bevestigt].Kotify is een app waarmee verhuurders van studentenkoten taken, afval, meldingen, de kotkas en het huisreglement van hun panden beheren. Hier lees je welke gegevens we gebruiken, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn. We verkopen geen gegevens en tonen geen advertenties.
1. Wie is verantwoordelijk?
- Gegevens van verhuurders en bezoekers van kotify.be: Sustacon BV is de verwerkingsverantwoordelijke (bedrijfsgegevens hierboven).
- Gegevens van huurders: je verhuurder is de verwerkingsverantwoordelijke. Hij beslist wie een account krijgt en welke functies aanstaan. Sustacon BV verwerkt die gegevens alleen in zijn opdracht (als "verwerker") en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden. Je verhuurder staat bovenaan in je app.
Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): we hebben er geen. Dat is niet verplicht: we zijn geen overheid, en grootschalige stelselmatige observatie of verwerking van bijzondere gegevens is niet onze kernactiviteit (art. 37 AVG) [JURIST bevestigt]. Vragen over privacy: maurits@sustacon.be.
2. Welke gegevens, waarom en op welke grond?
| Wat | Waarvoor | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|---|---|
| Verhuurders: naam, e-mail, wachtwoord (enkel als hash), 2FA-gegevens, panden, instellingen | account en dienst leveren, inloggen beveiligen | overeenkomst (6.1.b) |
| Verhuurders: dagelijks overzicht per e-mail | je op de hoogte houden | overeenkomst (6.1.b); uit te zetten |
| Huurders: naam, gebruikersnaam, code en persoonlijke inloglink (beide enkel als hash), pand, taalkeuze, laatste keer ingelogd | account en inloggen | bepaald door je verhuurder, bv. uitvoering van de huurovereenkomst of zijn gerechtvaardigd belang bij goed beheer [JURIST] |
| Huurders: taken, wie ze deed, wanneer, ruilverzoeken, foto's bij afgevinkte taken | taken eerlijk verdelen en opvolgen | idem |
| Huurders: bijdrage-overzicht (op tijd, te laat, niet gedaan, overgenomen, vrijstellingen) | je verhuurder en huisgenoten zien hoe de taken lopen | idem [JURIST] |
| Huurders: meldingen van gebreken met omschrijving, plaats, foto, urgentie, antwoorden | gebreken laten herstellen | idem |
| Huurders: kotkas: gedeelde aankopen, bedragen, saldo's (als je verhuurder de kotkas aanzet) | gedeelde kosten verdelen | idem |
| Huurders: bewijs van akkoord met het huisreglement: naam, tekstversie, controlegetal (hash), tijdstip, IP-adres, toestel | kunnen aantonen dat je het reglement aanvaard hebt | gerechtvaardigd belang van je verhuurder (6.1.f) [JURIST] |
| Huurders, optioneel: e-mailadres, pushabonnement (adres van de pushdienst + toesteltype) | herinneringen sturen | jouw toestemming (6.1.a); altijd in te trekken |
| Iedereen die inlogt: mislukte inlogpogingen (als onleesbare sleutel van account en IP) | het raden van codes en wachtwoorden stoppen | gerechtvaardigd belang van Sustacon bij een veilige dienst (6.1.f) |
| Iedereen: technische logs van de hostingdiensten (o.a. IP-adres, tijdstip) | de dienst laten werken en fouten opsporen | gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
| Bezoekers die mailen of bellen: naam, e-mail, telefoon, bericht | je vraag beantwoorden, een demo plannen | gerechtvaardigd belang (6.1.f) of stappen vóór een overeenkomst (6.1.b) |
Waar komen de gegevens vandaan? Je naam, gebruikersnaam en pand krijgen we van je verhuurder. De rest voer je zelf in of ontstaat als je de app gebruikt.
Moet je gegevens geven? Zonder account kan je de app niet gebruiken. Of je de app moet gebruiken, spreek je af met je verhuurder. E-mail en push zijn altijd vrijwillig.
Geautomatiseerde beslissingen: de app verdeelt de taken automatisch volgens vaste regels. Dat is geen beslissing met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar groot effect in de zin van art. 22 AVG [JURIST bevestigt]. We maken geen profielen voor reclame.
We vragen geen geboortedatum, rijksregisternummer of betaalgegevens van huurders. Zet geen gevoelige informatie (bv. over gezondheid) in meldingen of berichten.
3. Wie ziet wat?
- Je verhuurder (en wie hij als beheerder toegang geeft) ziet de gegevens van zijn panden en huurders.
- Huisgenoten zien elkaars naam, taken en bijdrage in hetzelfde pand, en de kotkas als die aanstaat.
- Sustacon BV kijkt alleen in gegevens als dat nodig is voor support, beveiliging of een fout, of als de wet dat vraagt.
4. Minderjarige huurders
Huurders kunnen jonger dan 18 zijn. Kotify vraagt geen leeftijd. De verhuurder beslist wie een account krijgt en is ervoor verantwoordelijk dat dat mag. Voor toestemming (e-mail, push) geldt in België een minimumleeftijd van 13 jaar (art. 8 AVG en de Wet van 30 juli 2018). Studenten zitten daar ruim boven.
5. Wie werkt mee (subverwerkers) en doorgifte buiten de EU
| Dienst | Wat | Waar | Waarborg buiten de EU |
|---|---|---|---|
| Supabase | databank, inloggen, foto's | EU (Ierland, eu-west-1) | niet nodig voor de opslag; support vanuit buiten de EU [TE BEVESTIGEN in de DPA van Supabase] |
| Netlify | website en serverfuncties | serverfuncties in de VS (us-east-2); een EU-regio wordt onderzocht | EU-VS Data Privacy Framework: Netlify verklaart zich gecertificeerd deelnemer (Trust Center, geraadpleegd 15/10/2026) [officiële lijst dataprivacyframework.gov nog na te kijken] |
| Resend | e-mails versturen | verzending kan via EU (Ierland); accountgegevens bij Resend staan in de VS [TE BEVESTIGEN: welke regio Kotify gebruikt] | EU-VS Data Privacy Framework volgens Resend (bericht 13/03/2025) [officiële lijst nog na te kijken] |
| Pushdiensten van Google, Apple, Mozilla, Microsoft | meldingen afleveren (alleen als je push aanzet) | wereldwijd, o.a. VS | [TE BEVESTIGEN per dienst] |
Later voor betalingen van verhuurders: Stripe (nu niet actief). Deze lijst passen we aan vóór een nieuwe dienst gegevens krijgt.
6. Hoe lang bewaren we?
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Foto's bij meldingen, afgevinkte taken en kotkas | 1 maand na het afsluiten van de melding, het afvinken van de taak of het ingeven van de aankoop, daarna automatisch gewist |
| Bewijs van akkoord met het reglement: naam, versie, hash, tijdstip | 5 jaar na het einde van je verblijf (het moment dat je verhuurder je account uitschakelt of verwijdert); verjaringstermijn van huurgelden, art. 2277 oud BW [JURIST: 5 of 10 jaar]. Stopt je verhuurder met Kotify, dan zit het bewijs in zijn export en wist Kotify het daarna; je verhuurder bewaart het dan zelf |
| IP-adres en toestel bij dat bewijs | 1 jaar na het einde van je verblijf, daarna automatisch gewist |
| Mislukte inlogpogingen | 1 dag |
| Pushabonnement | tot je push uitzet, uitlogt of de pushdienst het afwijst |
| Huurdersaccount, taken, meldingen, kotkas | tot je verhuurder je verwijdert, uiterlijk [TE BEVESTIGEN, voorstel: 1 jaar na het einde van je verblijf] |
| Technische logs van hostingdiensten | [TE BEVESTIGEN per dienst] |
| Verhuurder die opzegt | nog 30 dagen om alles te exporteren (in de app, onder Account), daarna alles definitief gewist: gegevens, foto's en accounts, ook het bewijs van akkoord met het reglement (dat zit in de export van je verhuurder). Back-ups: zie hieronder [alleen-lezen tijdens die 30 dagen: in aanbouw] |
| Facturen (later) | zo lang als de boekhoudwet vraagt [TE BEVESTIGEN] |
Back-ups: Kotify draait nu op het gratis plan van Supabase; daar zijn geen back-ups die wij kunnen terugzetten. Op het betaalde plan (Pro, voorzien [TE BEVESTIGEN: rond 10 november 2026]) bewaart Supabase 7 dagen lang een dagelijkse back-up van de databank (foto's zitten daar niet in); wat gewist is, verdwijnt dus hoogstens 7 dagen later ook uit de back-ups.
7. Je rechten
Je hebt recht op inzage (art. 15), verbetering (16), wissing (17), beperking (18), overdraagbaarheid (20) en bezwaar (21). Toestemming kan je altijd intrekken, zonder dat eerdere verwerking onwettig wordt (7.3).
Hoe? Huurders richten zich tot hun verhuurder. Mail je ons, dan sturen we je vraag binnen 5 werkdagen door en helpen we de verhuurder. Verhuurders en bezoekers mailen naar maurits@sustacon.be. Antwoord binnen 1 maand, eventueel 2 maanden langer bij een ingewikkelde vraag (art. 12.3). We kunnen vragen wie je bent.
Klacht: bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, 02 274 48 00, gegevensbeschermingsautoriteit.be (rubriek "Klacht indienen").
8. Beveiliging
Elke verhuurder ziet alleen zijn eigen gegevens (afgedwongen in de databank), codes en wachtwoorden worden niet leesbaar bewaard, het aantal inlogpogingen is beperkt, foto's zijn privé en alleen te zien via een link die na enkele minuten vervalt, de verbinding is versleuteld. Meer op /veiligheid. Bij een gegevenslek met risico verwittigen we de verantwoordelijke en, waar nodig, de GBA en de betrokkenen (art. 33-34).
9. Cookies
Alleen noodzakelijke cookies, geen tracking. Zie /cookies.
10. Wijzigingen
Belangrijke wijzigingen melden we in de app en per mail aan verhuurders, vóór ze ingaan.